Eine Datenaufbewahrungspolitik (engl. Data Retention Policy) ist ein verbindliches Regelwerk innerhalb einer Organisation, das festlegt, wie lange verschiedene Arten von Daten gespeichert und wann sie gelöscht oder archiviert werden müssen. Ziel ist es, gesetzliche, regulatorische sowie geschäftliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Speicherressourcen effizient zu nutzen.

Kerninhalte einer Datenaufbewahrungspolitik:

• Aufbewahrungsfristen: Definition der minimalen und maximalen Speicherzeiträume für unterschiedliche Datentypen (z. B. Finanzdaten, Kundendaten, E-Mails).
• Zweckbindung: Festlegung, zu welchem Zweck Daten gespeichert werden dürfen und wann eine Löschung notwendig ist.
• Sicherheitsanforderungen: Vorgaben zur sicheren Speicherung und zum Schutz sensibler Daten während der Aufbewahrungszeit.
• Verantwortlichkeiten: Benennung von Verantwortlichen für die Einhaltung der Richtlinien und Überwachung der Datenlöschung.
• Dokumentation und Nachweis: Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Datenmanagementprozessen gegenüber Auditoren und Behörden.

Beispiele:

• Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen in Deutschland
• DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der Zweckbindung
• Automatisierte Archivierung von E-Mails nach einer definierten Frist

Fazit:

Eine klare Datenaufbewahrungspolitik ist essenziell, um Compliance-Risiken zu minimieren, Datenschutzanforderungen zu erfüllen und die Datenverwaltung effizient zu gestalten. Sie bildet die Grundlage für ein strukturiertes, rechtskonformes Datenmanagement in Unternehmen.