Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung bezeichnet die gesetzeskonforme, unveränderbare und nachvollziehbare Speicherung digitaler Daten über einen definierten Zeitraum. Ziel ist es, Informationen so zu sichern, dass sie im Fall einer internen oder externen Prüfung jederzeit vollständig, unverfälscht und lesbar vorgelegt werden können.

Merkmale:

• Unveränderbarkeit:

  Einmal archivierte Daten dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden.

• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an den Archivierungsprozessen muss protokolliert und überprüfbar sein.
• Vollständigkeit & Ordnung: Alle relevanten Unterlagen müssen lückenlos archiviert und systematisch auffindbar sein.
• Langzeitverfügbarkeit: Die archivierten Daten müssen über Jahre hinweg lesbar bleiben – auch bei Systemwechseln.
• Rechtskonformität: Orientiert sich u. a. an gesetzlichen Vorgaben wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) oder DSGVO.

Technische Umsetzung:

• Einsatz von WORM-Medien (Write Once Read Many) oder Technologien wie „Object Lock“
• Protokollierung durch Audit-Trails
• Einsatz von Archivierungssystemen, die eine rechtssichere Langzeitaufbewahrung unterstützen
• Nutzung von Zeitstempeln, digitalen Signaturen und Zugriffsprotokollen

Beispiel:

Ein Unternehmen archiviert digitale Rechnungen revisionssicher mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das alle Dokumente unveränderbar speichert und alle Zugriffe dokumentiert. Die Daten sind zehn Jahre lang jederzeit nachvollziehbar und prüfbar verfügbar.

Fazit:

Revisionssichere Archivierung ist essenziell für Unternehmen, die digitale Geschäftsunterlagen aufbewahren und regulatorische Anforderungen erfüllen müssen. Sie schützt nicht nur vor Datenverlust und Manipulation, sondern ist auch Grundlage für rechtliche und steuerliche Nachweise.